公文格式是否正确，直接关系到公文的规范性和严肃性。许多读者在微信上留言，或写信或打电话询问一些关于官方文件格式的具体问题。其中，在实际工作中容易混淆的配件问题是大家反映较多、更容易出错的问题之一。根据读者的留言，秘书工作邀请中央办公厅有关业务部门的同志谈谈附件、说明和说明的安排

　　附件，其说明和注释是《党政机关公文处理条例》（以下简称《条例》）规定的公文格式的18个要素之一。他们的名字中有“福”二字，可以称为“福的三兄弟”。“三兄弟”在公文格式要素的“十八侠”中排名较低，姓“福”，容易被忽视和混淆。本文逐一介绍了它们的使用、用法、编排和常见错误

　　I.附件

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　　附件的作用和效力

　　根据规定，附件是“公文文本的说明、补充或参考”。所以问题是，这些内容不能直接写进文本吗？为什么要用附件来携带

　　想象一下，对于一些不是官方文件主要内容，但对主要内容起解释、解释、补充、确认和参考作用，且相对较长且独立的文本材料、法规、清单、数据、图表和图形，如果直接写进文本中，就会切断语境的联系，影响阅读的连贯性。为了避免上述缺点，我们将其从文本中提取出来并作为附件附上。可以看出，附件的功能是：一方面，它可以补充和改进文本，另一方面，它可以保持文本的简洁和连贯。由于附件原本是主体的组成部分，其内容也应与主体保持一致和联系，并与主体具有同等效力

　　02

　　附件使用中应注意的两个误区

　　1应附上批准、转发、打印和分发的文件。对于审批、转发、打印、分发的公文，公文文本主要起到发布通知、说明及时、要求明确的作用，公文的主要内容体现在审批、转发、打印、分发的文件中。因此，这些批准、转发和发布的文件不应被视为附件。他们应该被安排在另一边。无需在首页标注“附件”字样或在正文后添加附件说明；发证机构的原始标识、发证文件编号、发证机构、复印机构和版本记录不得再标记

　　2.以附件形式提交主要报告。一些单位为了省事，经常利用机关领导的讲话、内部工作总结和工作计划，下级报告及其他参考文件×××××关于提交××××××公司报告作为标题，并直接将其作为附件“带来”；但文本只有几行，表示为“现在×××”或者简单地重复附件的主要内容。然而，这些作为附件的原始文件在内容、细节和措辞上往往不符合向上级报告的要求。例如，本机关领导的讲话可以部署相关措施，落实上级的要求，但没有反映落实中遇到的问题和具体落实效果；单位内部工作总结往往内容多、内容全面，但不能满足向上级报告简洁、重点突出的要求；下级报告代表下级机关对有关情况的反映和理解，但不能代表本机关的判断和态度，等等。因此，这些原始文件可以作为附件，但不能作为向上级报告的主要内容。而是要对相关内容进行提炼、总结，补充完善为报告正文

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　　附件的编排规则及典型错误

　　国家党政机关公文格式标准对附件的编排有以下规定：（1）附件应另一面编排，并与附件正文装订在一起正式文件出版前。（2） “附件”一词和附件的序号排列在页面左上角的第一行，顶部有3号粗体网格。（3） 附件的标题位于页面中心第三行的中心。（4） 附件的编号和标题应与附件的说明一致。（5） 附件的格式与正文相同

　　在实践中，附件的排列有五个典型错误

　　1.附件不与正文绑定。不与正文捆绑在一起的附件，在打印、传输、储存等环节，可能被不明情况的同志视为独立文件，扰乱秩序，甚至丢失。因此，附件应尽可能与文本捆绑在一起

　　如果附件因厚度、大小等原因无法与文本捆绑在一起，公文的文号应按照《党政机关公文格式国家标准》的规定，排列在附件左上角第一行的上格，并在其后面标注“附件”字样和附件序号，如“××（2021）32号附件1“。这样，人们可以很容易地注意到附件和文本之间的整体关系，避免处理错误。此外，在这种情况下，如果公文的主要部分标有副本编号，则与主要部分一致的副本编号也应排列在第二行的顶部网格中。”附件的左上角

　　2.本附件未安排在版本之前。版本记录是官方文件结束的标志。如果附件安排在版本记录之后，它将从逻辑上将附件与正式文件分开。因此，请务必在编辑之前安排附件。如果附件本身是带有版本注释的正式文件，则附件的版本注释应排在整个文件的版本注释之前

　　3.附件页码不连续。公文的页码应当连续统一。如果附件单独编号，则同一文档中会有两页或两页以上相同的页面，这不容易阅读和查找。因此，附件的页码应连续排列在正文之后，而不是单独排列

　　4.附件的编号和标题与附件的说明不一致。包括顺序不一致，即附件的实际排列顺序与附件说明中标注的顺序号不一致；表述不一致，即附件标题的表述与附件的说明不一致，如附件标题为“××××同志在×××会议上的讲话”，而所附说明仅表述为“××××同志的讲话”等，不规范

　　5.“附件”之间的空格不合适。如果公文有多个附件，则在附录左上角标注“附件”一词的中间没有空格，其次是附件序列号，如“附件1”；如果只有一个附件，则“附件”两个字之间应该有一个空格，以使安排更美观

　　此外，如果附件需要单独标明保密级别和保密期限，则应安排在左上角第二行的顶部网格中；如果附件未与正文装订在一起且有副本编号，则应在左上角第三行的顶部，即副本编号

　　II下方的一行安排保密级别和保密期限。附件说明

　　01

　　附件说明的功能

　　首先是提示附件的存在。附件原本是文本的一部分。为了提醒读者这部分内容的存在，您可以在文本的相关内容处添加括号，以表示“查看附件”或“附件”，或者您可以在文本后立即标记附件说明，以防止附件被忽略。二是充分发挥附件目录的作用。与文本中括号标记的方法不同，附件说明将所有“公文附件的序号和名称”标记在一起，以便读者可以方便地看到公文的多个附件，以及每个附件的名称和顺序，为便于查阅，防止附件零散、缺失

　　02

　　编排规则和附件中的典型错误

　　国家标准《党政机关公文格式》规定：（1）有附件的，应当在附件的左边空白处填写“附件”字样

　　在实际工作中，附录

　　的排列有五个典型错误　　1.未安排附件说明。为了充分发挥附件说明的上述功能，只要公文有附件，附件说明就不能省略，“附件”不能简单写×共享“

　　2.附件说明排版位置错误

　　（1）根据《党政机关公文格式国家标准》，附件说明安排在正文下，为了让读者在阅读完正文后能立即看到附件的整体情况

　　（2）在正文的最下面一行，左边的空格用两个字排列，使附件描述醒目、突出、美观、恰当

　　（3）它排列在签名上方，签发机关的印章和书面日期，可以更好地反映附件与正文之间的综合关系。在实际工作中，有的直接将附件说明排在正文的下一行，不留空行；还有一些附件排列在顶部网格中，没有留下空白的单词；其他安排由发证机构签字、盖章和书面日期，这些都是错误的

　　3.配件序列号标注不规范。附件的序列号应标有阿拉伯数字。在实际工作中，有些人使用汉字“一、二、三……”或阿拉伯数字“（1）（2）（3）…”括号中，未标准化。此外，应在附件序号后标记小点，而不是冒号、冒号、逗号等　　4.在附件名称后添加标点符号。有些公文在附件名称后加逗号、分号、句号等标点符号，或用书名将附件括起来，不规范

　　5.附件名称背线对齐不标准。一些官方文件附件名称包含大量单词。返回行后的第一个单词与前一行（齐肩）附件名称的第一个单词不对齐，而是排列在顶部网格或左侧空间，这是非标准的

　　III.注释

　　01

　　注释的作用

　　根据规定，注释是“需要说明的事项，如公文的发布和传递范围”，通常用于以下四种情况

　　1.说明公文发放和传递的范围、方式和期限。公文的发布和传递范围是用来说明公文的阅读或传递范围是在什么范围内的，例如“本文件发到县、团一级”。印刷发行范围由发行机关根据工作需要和安全保密要求确定。接收机关不得擅自扩大或者缩小印刷发行范围。确需变更的，应当征得发证机关同意。此外，以下文字中的注释也可以用来解释发放和沟通的具体方式和期限，如“×月×最近，口头传达给乡处级以上干部”

　　2.在公文上注明联系人和联系方式。如果一份正式文件没有标明联系人和联系方式，而接收机关需要了解相关情况，通常需要很长时间并打多次电话询问真正了解发送机关情况的人的联系方式，这是文件处理中常见的“痛点”。通过在注释中清楚地标记联系人和联系信息，可以大大降低通信成本，提高文档处理的效率。特别是对于指示请求，应注明联系人和联系方式

　　3.及时保密要求。本说明主要用于防止公文读者因不了解相关保密管理规定而无意中泄露公文信息，起到保密提示的重要作用。例如，“这是工作秘密，严禁通过互联网、手机、微信等传播、使用和发布。”　　4.标记材料来源。这些笔记主要用于简报材料，如“根据“×××提供材料分类”“从×年×月×日”××ד报纸”等

　　需要注意的是，注释是对公文的总体描述，而不是对公文具体内容的解释和注释。公文具体内容的解释和注释可以通过在文本中添加注释或添加注释来实现

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　　注释的编排规则和典型错误

　　党政机关公文格式国家标准规定，如果有注释，留空的单词和括号应安排在书面日期的下一行。如下图所示

　　在实践中，注释的排列有两个典型错误

　　1.注释布局位置错误

　　注释布局应注意两点：

　　（1）注释排列在书面日期下方，而不是在附录

　　中所述的签发机构的签名、印章和书面日期上方；（2）注释应排列在左侧空间。在实际工作中发现，一些公文在签发机关的签字、盖章和书写日期上做了注释；有些在版本注释上方排成一行；还有一些人不使用左空格中的两个字符来排列顶部网格或右空格中的两个字符。这些做法不规范

　　2.注释的排列方式有误

　　在排列注释时应注意两点：

　　（1）在排列注释时应加括号

　　（2）如果注释较长，需要回行，则回行后的第一个单词应排列在顶部网格中。